Jak zostać Organizacją Goszczącą?
(krok po kroku)

Każdy Wolontariusz jest przyjmowany przez Organizację Goszczącą. Może nią zostać każdego rodzaju organizacja pozarządowa, organ władz lokalnych bądź każda inna instytucja prowadząca działalność nie nastawioną na zysk, np. dom opieki, organizacja ekologiczna, świetlica młodzieżowa, dom spotkań młodzieży, etc.

1. Zapoznaj się dokładnie z zasadami funkcjonowania Wolontariatu Europejskiego EVS i możliwościami finansowania Twojego projektu przez Program. Szczegółowe informacje nt. temat znajdziesz w Przewodniku po Programie "Młodzież w Dzialaniu";



2. Stwórz koncepcję pracy wolontariusza w ramach działalności Twojej organizacji, a następnie wypełnij w języku angielskim formularz wniosku pn. List Intencyjny (tzw. Expression of Interest) i złóż go do swojej Narodowej Agencji (koniecznie zarówno w wersji drukowanej wraz z podpisami oraz w wersji elektronicznej!). Po przeczytaniu Twojego Listu Intencyjnego, Narodowa Agencja wyśle do organizacji goszczącej akredytora. Jego zadanie będzie polegało na dokładnym zapoznaniu się z Waszą organizacją, przedyskutowaniu warunków goszczenia wolontariuszy. Akredytor będzie również służyć wsparciem i radą. Decyzja o zaakceptowaniu bądź odrzuceniu Waszej organizacji jako goszczącej w ramach EVS, zostanie podjęta wspólnie przez Narodową Agencję i akredytora.
   
   
3. Jeśli Wasza organizacja otrzyma status organizacji goszczącej, zostaniecie umieszczeni w internetowej bazie danych Wolontariatu Europejskiego EVS. Mają do niej dostęp Organizacje Wysyłające wolontariuszy z całej Europy, a także wolontariusze. Te z nich, które zainteresują się Twoją , skontaktują się bezpośrednio z Twoją organizacją. Wspólnie uzgodnijcie, czy jesteście zainteresowani współpracą. Możecie poprosić Organizację Wysyłającą o przesłanie Wam CV i listu motywacyjnego wolontariusza;
   
   
4. W miarę możliwości i na podstawie zdobytej wiedzy o wolontariuszu, dostosuj projekt do jego motywacji, oczekiwań, umiejętności i wiedzy (data rozpoczęcia i zakończenia projektu, rodzaj zakwaterowania, wyżywienia, szkolenia, kursy językowe, zadania itp.);
   
   
5. Uzgodnij ze swoim partnerem - Organizacją Wysyłajacą, kto z Was złoży wniosek do Narodowej Agencji;
   
   
6. W przypadku wniosków składanacyh w Polsce wniosek zostanie zaopiniowany przez Narodową Agencję, a ostateczną decyzję podejmie Zarząd Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji.
   
   
7. Po akceptacji projektu do Twojej organizacji zostanie wysłana umowa finansowa, którą powinny podpisać osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań finansowych w jej imieniu;
   
   
8. Po otrzymaniu podpisanej umowy Narodowa Agencja przekaże Twojej organizacji grant.


Obowiązki Organizacji Goszczącej

Organizacja Goszcząca zobowiązana jest:

• (zakwaterowanie) zapewnić wolontariuszowi odpowiednie zakwaterowanie, które będzie zgodne z jego oczekiwaniami (u rodziny, wynajęcie mieszkania, pokój gościnny w siedzibie organizacji, …);



• (wyżywienie) zorganizować wolontariuszowi posiłki albo wypłacać mu kieszonkowe przeznaczone tylko na wyżywienie;



• (kieszonkowe) regularnie, raz w miesiącu lub raz w tygodniu wypłacać wolontariuszowi określoną, zryczałtowaną kwotę na jego własne wydatki (inne niż wyżywienie);



• (indywidualna opieka) przydzielić opiekuna (mentora), który odpowiada bezpośrednio za indywidualne, językowe i pedagogiczne wsparcie wolontariusza i do którego wolontariusz może zwrócić się w przypadku jakichkolwiek problemów. Powinien on stworzyć wolontariuszowi możliwość integracji w lokalnej społeczności, poznania nowych ludzi, prowadzenia życia towarzyskiego, udziału w zajęciach organizowanych w czasie wolnym itp.;



• (szkolenie językowe) umożliwić wolontariuszowi naukę języka kraju goszczącego;



• (przygotowanie merytoryczne) przygotować wolontariusza do zadań, które zostaną mu powierzone, a w razie potrzeby zapewnić mu kursy podnoszące jego kwalifikacje i doskonalące jego umiejętności (praca z niepełnosprawnymi, obsługa komputera, język migowy itp.);



• (szkolenia) dopilnować, aby wolontariusz wziął udział w szkoleniu wprowadzającym EVS (tzw. on-arrival training) i ewaluacji pośredniej (tzw. mid-term meeting) organizowanych przez Narodową Agencję kraju goszczącego. Celem pierwszego spotkania jest wprowadzenie młodego wolontariusza do pomocy w organizacji, do kilkumiesięcznego pobytu w kraju goszczącym, a także poznanie innych wolontariuszy i Akcji Wolontariat Europejski. Ewaluacja pośrednia odbywa się w trakcie realizacji projektu (pobytu wolontariusza w kraju goszczącym) i ma za zadanie podsumować dotychczasowy przebieg projektu, ponowne spotkanie z innymi wolontariuszami oraz zapoznanie wolontariusza z innymi możliwościami działań proponowanymi mu przez Program Młodzież w Dzialaniu.


Budżet Organizacji Goszczącej

Wszystkie koszty udziału wolontariusza w projekcie są pokrywane przez Komisję Europejską za pośrednictwem Narodowych Agencji.
Dofinansowanie jest jednak rozłożone pomiędzy Organizację Wysyłającą i Organizację Goszczącą (a w niektórych przypadkach także pomiędzy Organizację Koordynującą). Jednakaże o dofinansowanie całego projektu ubiega się jedna organizacja w imieniu wszystkich pozostałych partnerów projektu.

Organizacja Goszcząca otrzymuje dofinansowanie następujących wydatków:

• Kieszonkowe dla wolontariusza na jego własne wydatki, inne niż wyżywienie (zryczałtowana kwota, jest inna dla każdego kraju; w Polsce jest to równowartość 85 euro na każdy miesiąc trwania projektu)
• Koszty działań – wsparcie wolontariusza (opieka mentora, materiały potrzebne do realizacji projektu itp.), kursy i szkolenia (w tym językowe), zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, koszty administracyjne, itp. (ryczałt: 450 euro na każdego wolontariusza na  każdy miesiąc trwania projektu)

W projektach angażujących młodzież z mniej uprzywilejowanych środowisk Organizacja Goszcząca może liczyć na dodatkowe dofinansowanie:

• Koszty specjalne obowiązują wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. opieka wyspecjalizowanego pracownika młodzieżowego / trenera lub wynajem specjalnych pomieszczeń w związku ze specjalnymi potrzebami wolontariusza, itp. (do wysokości 100% kosztów rzeczywistych).

Wszystkie pozostałe koszty, które nie są uwzględnione w tym budżecie należą do kosztów własnych Organizacji Goszczącej.


Organizacja Koordynująca

W niektórych przypadkach pewne obowiązki  może wziąć na siebie inna organizacja, zwana Organizacją Koordynującą. Do jej zadań mogą należeć związane z projektem prace administracyjne: opracowanie i złożenie wniosku o fundusze do Narodowej Agencji, podpisanie umowy finansowej z Narodową Agencją, otrzymanie grantu i później rozliczenie się z niego, rekrutacja wolontariuszy, itp. W tej sytuacji współpracujące organizacje dzielą się budżetem w zalezności od wzajemnych ustaleń, czy podziału obowiązków. Zaangażowanie Organizacji Koordynującej w żadnym przypadku nie powoduje zwiększenia grantu.

Zaangażowanie do projektu organizacji koordynującej nie jest obowiązkowe.